Cómo organizar la información de tu empresa para usar IA

La información de tu empresa está en todas partes: en un WhatsApp, en un correo viejo, en una conversación y en la cabeza de alguien. La IA no puede leer ninguna de esas fuentes. Y las personas tampoco las encuentran cuando las necesitan.

Este artículo desarrolla lo que muestro en el video: dónde guardar esa información para que la usen la IA y tu equipo, y cómo armar la carpeta paso a paso.

Dónde vive la información hoy

En el video anterior construimos el primer archivo, el contexto.md. Si no lo has visto, empieza por ¿Por qué la IA no entiende mi negocio?; este video parte de ese punto. Seguimos con el mismo ejemplo: Estudio Trazo, un estudio de arquitectura ficticio con tres personas.

¿Dónde está hoy la información de Estudio Trazo?

• Los honorarios viven en la cabeza de Clara, la socia.
• Las novedades de los clientes viven en el WhatsApp de Daniel.
• El seguimiento de cada proyecto vive en la cabeza de Mateo.
• Y queda un correo viejo con información que nadie recuerda dónde está.

La prueba de fuego es una pregunta: ¿qué pasa si mañana Mateo se va de vacaciones? Si nadie más puede responder en qué va cada proyecto, la información no es de la empresa; es de Mateo.

La regla: la IA tiene su propia carpeta

La primera regla es que toda empresa o equipo debe tener una carpeta propia para la IA, sin importar dónde trabaje cada uno. Los equipos trabajan de formas muy diferentes, y no hace falta cambiar eso. Lo que se separa es el uso:

• En la carpeta de la IA vive lo que la IA va a leer.
• En las carpetas de las personas vive lo que las personas van a leer.

Cuando le pidas, por ejemplo, una cotización, la IA trabajará en su carpeta y te la entregará en la tuya. Así no se mezclan los documentos de humanos y de IA, algo que genera mucho ruido visual y dificulta encontrar archivos.

La idea es poder darle acceso a esa carpeta a Claude Code, Claude Cowork, ChatGPT o Codex.

Cómo se construye, paso a paso

1. Pídele a Claude que cree la carpeta. En el ejemplo se llama «Estudio Trazo IA».
2. Dile qué carpetas necesita. Esto se adapta a cómo trabaja tu negocio. Para el estudio de arquitectura pedí tres: clientes, obras y contratos.
3. Revisa lo que armó. Claude arma una propuesta y la crea; ajústala si algo no encaja.
4. Mira qué quedó. Al terminar, la carpeta contiene:
   • el archivo contexto.md del video anterior,
   • las carpetas de clientes, contratos y obras,
   • dos archivos nuevos: el LEEME.md (explica qué hay en cada archivo) y tarifas.md.

Cómo se ve la estructura

Ilustración de la carpeta de Estudio Trazo (empresa ficticia):

Estudio Trazo IA/
├── contexto.md
├── LEEME.md             ← empieza aquí
├── tarifas.md
├── clientes/
├── obras/
└── contratos/

Qué va en cada carpeta

La estructura del ejemplo se puede leer así (ilustración con la empresa ficticia):

• clientes/: un archivo por cliente, con su historia, lo acordado y lo pendiente. Aquí caen las novedades que hoy viven en el WhatsApp de Daniel.
• obras/: el estado de cada proyecto, que hoy está solo en la cabeza de Mateo.
• contratos/: los acuerdos firmados y sus condiciones, para que cualquiera del equipo (y la IA) los consulte sin pedirlos por correo.
• tarifas.md: los honorarios y las reglas de cobro que hoy conoce solo Clara.
• contexto.md y LEEME.md: quiénes somos, cómo trabajamos y qué hay en cada archivo.

Fíjate en que casi todas responden a una fuente dispersa del inicio. Esa es la forma de decidir qué carpetas crear: parte de dónde está hoy la información y pregúntate qué debería vivir en un lugar común.

Al principio está en blanco, y eso está bien

Cuando se crea, todo está vacío, porque se parte de cero. Con cada documento, cada correo y cada WhatsApp que pases a esa carpeta, la información se va completando. Con el tiempo se parece a la carpeta que yo uso en mi vida personal y en mi negocio: muchos archivos .md, cada uno con una pieza del conocimiento.

Qué cambia cuando la información vive ahí

• La IA deja de trabajar en frío. Ya no responde desde el chat vacío de un empleado, sino sobre la información de la empresa.
• El conocimiento se acumula. Cada persona que trabaja sobre esa carpeta va sumando información, y esa información queda para el resto.
• Implementar IA se vuelve más fácil. Con la información en orden, transformar la forma de trabajar deja de ser un proyecto aparte.

Errores comunes

• Mezclar la carpeta de la IA con la de las personas. Se pierde la ventaja de separar lo que lee cada quien.
• Copiar una estructura ajena sin adaptarla. Las carpetas deben reflejar cómo trabaja tu negocio (clientes, obras y contratos sirven a un estudio de arquitectura, no a todas las empresas).
• Esperar a tener todo para empezar. Es normal que parta vacía; la carpeta sirve desde el primer documento.
• Dejar la información importante solo en chats y correos. Si no pasa a la carpeta, la IA no puede leerla.

Para aplicarlo hoy

• Haz la prueba de Mateo: ¿qué información se perdería si una persona clave se va mañana?
• Crea una carpeta para la IA y pide a Claude una estructura para tu negocio.
• Pasa a la carpeta tu contexto.md y un primer documento real (un contrato, una tarifa).
• Decide quién del equipo tendrá acceso y con qué herramienta.

Qué sigue

Ya tenemos el contexto y la estructura de carpetas. ¿Qué pasa si hoy llenas la información, pero el próximo mes hay un cambio que afecta a la empresa, a un área o a un cliente? En el siguiente video te muestro cómo mantener todo al día: cómo mantener actualizada la IA de tu empresa. Si quieres que armemos esta carpeta juntos en tu empresa, mira los servicios.

Vamos a crear la carpeta de la IA de mi empresa, llamada [NOMBRE DE LA EMPRESA] IA. Ya tenemos el archivo contexto.md. En esta carpeta vas a leer y trabajar tú. Las personas del equipo trabajan en sus propias carpetas, y cuando termines algo me lo entregas en la mía.

Propón una estructura de carpetas adaptada a mi negocio. Como punto de partida usa: [POR EJEMPLO: clientes, obras y contratos]. Incluye además los archivos contexto.md, LEEME.md (la puerta de entrada: explica qué hay en cada archivo) y tarifas.md.

Muéstrame la propuesta antes de crearla y espera mi ok.

Te voy a pegar información que hoy está regada (conversaciones de WhatsApp, correos, notas). Para cada una:
1. Dime en qué carpeta y archivo va.
2. Crea o actualiza el archivo .md correspondiente.
3. Dime qué cambió.

No inventes datos. Si falta algo, pregúntame antes de escribirlo. Aquí va la primera información:
[PEGA AQUÍ EL TEXTO]

Imagina que [NOMBRE DE UNA PERSONA CLAVE] se va de vacaciones mañana. Revisa la carpeta y dime:
1. Qué preguntas sobre proyectos o clientes no podrías responder hoy por falta de información.
2. Qué debería guardar en la carpeta para poder responderlas.

Ordénalas de la más urgente a la menos urgente.

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